Mengelola Dokumen Bisnis Anda ini

Terlepas dari kenyataan bahwa peningkatan jumlah informasi yang disimpan secara digital, jumlah dokumen kertas yang digunakan oleh perusahaan dua kali lipat antara tahun 2005 dan 2010. Namun, justru karena munculnya era digital, banyak perusahaan yang melupakan bagaimana mengelola penting fisik mencatat aman dan efisien.

Tak perlu dikatakan, itu sangat penting bahwa perusahaan mempertimbangkan seluruh siklus hidup dokumentasi kertas. Sebuah sumber utama pencurian identitas dan penipuan adalah kesalahan manajemen dokumen. Penjahat tidak punya keraguan tentang mencari melalui sampah dan daur ulang sampah dan, karena jumlah besar limbah kertas yang mereka hasilkan, perusahaan adalah target utama.

Hal pertama yang harus dipertimbangkan ketika memeriksa cara di mana kantor Anda mengelola dokumen kertas yang penting adalah bagaimana menilai apakah dokumen adalah sebuah potensi resiko keamanan? Jelas, ini bervariasi tergantung pada fungsi dan operasi organisasi Anda. 

Secara umum, meskipun, dokumen-dokumen yang dapat dianggap sebagai penting adalah mereka yang menyebutkan karyawan, pelanggan atau informasi klien; yang mengandung detail bisnis; makalah semua hukum dan dokumentasi dan apa pun yang mengandung rincian bank.

Sekali Anda telah mengidentifikasi dokumen kertas penting, langkah berikutnya dalam mengelola file-file ini adalah untuk memastikan bahwa mereka disimpan dengan benar. Dokumen-dokumen yang berisiko tinggi bisa disimpan off-site, untuk melindungi terhadap tindakan Tuhan. Menyimpan file-file penting di tempat yang aman seperti ini adalah cara paling aman untuk mengelola dokumen kertas yang Anda tidak bisa menghancurkan.